PERDIDA DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS.

Un problema complicado.
La pérdida de documentos tributarios es una de las situaciones graves que le pueden ocurrir al empresario, porque las sanciones contempladas en la ley son fuertes, independientemente de que el Servicio de Impuestos  no las aplica siempre en sus tramos más altos.  Se debe asimilar al concepto de pérdida, el concepto de inutilización de documentos (es lo mismo). Ello puede ocurrir por diversos motivos, como por ejemplo por la acción del agua, del fuego, el mal uso, etc.
Es por eso que cuando se pierde un documento tributario, cualquiera que él sea, el primer consejo es perseverar y agotar completamente su búsqueda.

Cuales son los Documentos Tributarios.
Se deben considerar documentos tributarios los libros de contabilidad y CUALQUIER DOCUMENTO que sirva para acreditar las anotaciones contables o que estén relacionadas con actividades afectas a impuestos.  El concepto es amplísimo y en el se incluyen por ejemplo: Facturas de compra o de ventas, guías de despacho, boletas de venta, boletas de honorarios, notas de crédito, notas de débito, recibos de dinero, liquidaciones de sueldo, etc, etc.

Sanciones Aplicables
La sanción es una multa de hasta 20% del Capital Efectivo con un tope de 30 Unidades Tributarias Anuales, ( $ 12.000.000 aproximados) a menos que la pérdida sea calificada de fortuita por la Dirección Regional del Servicio de Impuestos Internos. La multa se aplica sobre el Capital Efectivo. Este  es un concepto exclusivamente tributario que ha sido muy controvertido como referente para aplicar sanciones.   Dice la ley: Capital efectivo es el total del Activo con exclusión de aquellos valores que no representan inversiones efectivas, como ser derechos de llaves. Por lo tanto el Capital Efectivo es un valor que la empresa lo puede estar debiendo completamente, porque no se le descuentan los pasivos exigibles (lo que se debe).  Sin embargo, sobre este valor que no es necesariamente  patrimonio de la empresa se puede aplicar la multa.

Calificación de la perdida de documentos como “Fortuita”
La pérdida de documentos puede ser calificada por el Servicio de Impuestos Internos como fortuita o culpable (producto de una negligencia). Si es calificada de culpable, aplicará una sanción. Si es fortuita, no hay sanción. La ley le da ocasión al contribuyente para que haga algunas cosas con el fin de que la pérdida pueda ser calificada de fortuita, las que se enumeran a continuación. Pero, tenga presente que si se hacen estas cosas NO NECESARIAMENTE la pérdida deberá ser calificada de fortuita. El Servicio analizará los antecedentes y determinará la calificación que según su criterio corresponda.

Que debe hacerse en TODOS los casos.
Se debe dar aviso al Servicio de Impuestos Internos dentro de los 10 días siguientes.
En el caso de pérdida de libros contables, estos se deben reconstituir en un plazo no inferior a 30 días.
Si no se procede de esta manera, de partida el contribuyente se hace acreedor de una multa de hasta 10 Unidades Tributarias Mensuales.

Caso especial de pérdida de Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito.
Si se trata de los documentos enumerados, además, el contribuyente deberá publicar dentro de los 10 días,  un aviso en un diario de circulación nacional por tres días consecutivos, que describa  el hecho de la pérdida. Un recorte de este aviso se deberá presentar al Servicio de Impuestos Internos. El aviso en el diario debe identificar completamente al contribuyente, debe identificar los números y series de los documentos y, por último, señalar si se trata de robo, hurto o extravío.
Nota: Debe tenerse presente que la presentación de estos avisos no garantiza que el Servicio considere la pérdida como no fortuita. Estos son antecedentes que el Servicio ponderará para la calificación de la pérdida.

Cuándo la pérdida de documentos se considera NO fortuita.
Esto es importante, porque si la perdida se considera no fortuita (negligente o culpable), el contribuyente queda afecto a la sanciones que serán aplicadas por el Servicio, de acuerdo al mérito de los antecedentes.

  • Se considera no fortuita la pérdida que se detecta después de una citación, notificación o cualquier otro requerimiento que haga el Servicio con respecto a los documentos.
  • También es considerada no fortuita,  si el contribuyente da aviso de pérdida con posterioridad a los  hechos ya señalados en el punto anterior.

Todas estas circunstancias  establecen una presunción en contra del contribuyente. Se presume que la pérdida  no es fortuita. Sin embargo, si el contribuyente aporta pruebas suficientes para echar abajo esta presunción y logra acreditar que la perdida fue fortuita, no queda afecto a las sanciones.


Como conclusión, solo podemos decirle:
ESTIMADO CLIENTE, CUIDE SUS DOCUMENTOS TRIBUTARIOS.

 

 

 

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