GUIAS DE DESPACHO

 

Quienes y en que casos están obligados a emitir guías de despacho.
Los vendedores, cuando postergan la emisión de la factura y cuando disponen el traslado de bienes corporales muebles, sea por ventas u operaciones que la ley equipara a ventas. También por operaciones que no sean ventas, como ser el traslado de un activo fijo para su reparación.
Los prestadores de servicios (afectos a IVA), cuando disponen el traslado de bienes corporales muebles.

A quienes se deben emitir guías de despacho.
Tenga presente que la guía de despacho es un documento que reemplaza transitoriamente una factura, cuando se trata de una venta. Además, es un documento para respaldar todo traslado de bienes corporales muebles. Entonces, se debe emitir una Guía quien se le esté entregando un bien que se facturará posteriormente, y, además, a quien retire un bien del local de venta para realizar un traslado, aunque no sea venta.

Momento de emisión de la guía de despacho.
Se debe emitir en el momento del inicio del traslado de los bienes.

Timbraje y numeración de las Guías de despacho.
Las guías de despacho deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y tienen una numeración única nacional.

Como se controla la emisión de guías en caso de sucursales y vendedores.
Se controla mediante el libro de control de documentos, donde se anota la fecha y la numeración de los talonarios que se están enviando.

Ejemplares y destino de ellos.

  • Original : Se entrega a quien retira el bien para su traslado.
  • Duplicado : Lo conserva el emisor. Si corresponde, deberá facturar.
  • Triplicado : También se entrega a quien retira el bien. Es el control tributario.
  • Cuadruplicado: Cobro ejecutivo: lo conserva el emisor, salvo en el caso de que la venta sea al contado.

Datos impresos de las guías de despacho.
Igual que en las facturas:

  • Debe decir “Guía de despacho” 
  • Nombre o razón social del emisor.
  • Número de Rut.
  • Domicilio de la casa matriz y sucursales.
  • Comuna o nombre del lugar.
  • Giro del negocio.
  • Teléfono y casilla, si corresponde.
  • Numeración correlativa única.

Datos que deben ser “llenados” al emitir una guía de despacho.
Identificación del comprador o destinatario de los bienes, con el nombre o razón social, Rut, giro, comuna y teléfono.

  • Fecha de emisión de la guía, que debe coincidir con el inicio del traslado. (muy importante, no se pueden trasladar bienes con guías antiguas.)
  • Detalle de las especies, indicando número de unidades, peso o volumen si corresponde, su nombre y/o características y su valor unitario.

Cuándo se omite el valor unitario en las guías de despacho?.
Cuando se trata de traslados de mercaderías que no sean ventas. Pero, debe anotarse en forma clara el motivo del traslado.

Responsabilidad solidaria del transportista que traslada mercaderías sin guía de despacho.
Si el transportista traslada mercaderías sin guía de despacho y es fiscalizado, debe identificar al vendedor o prestador de servicios. Si no lo hace, es responsable solidario de las sanciones. Esto es, las sanciones se le pueden hacer efectivas a él o al vendedor o prestador de servicios.

Se pueden trasladar bienes con guías de despacho del transportista?
No, la guía de despacho la debe emitir el que ordena el traslado.

Es posible emitir una guía de despacho a nombre de nuestro vendedor cuando no se tiene claro quien comprará el producto?.
Si, se trata de un traslado de mercaderías que no constituye venta. En la guía debe quedar claro el motivo del traslado. Si el vendedor realiza una venta, deberá emitir la guía, boleta o factura que corresponda.

Se debe emitir una guía de despacho por el traslado de mercaderías entre la casa matriz y las sucursales o entre sucursales?.
Si, se trata de un traslado de mercaderías que no es venta. En la guía debe quedar claro el motivo del traslado.

Se puede emitir una guía de despacho a nuestro propio nombre cuando se retira mercadería de la aduana?.
Si, por tratarse de un documento de traslado.

.Que período de validez tiene una guía de despacho?
La fecha de emisión debe ser la misma fecha del inicio del traslado. La guía es válida por el tiempo de demora razonable entre el inicio del traslado y el lugar de destino de los bienes. Si la guía es antigua debe hacerse una nueva. De lo contrario puede sufrir una sanción.

Que pasa si no se factura una guía dentro del plazo legal?  (5 primeros días del mes siguiente)
La sanción es la misma a no haber emitido la factura.

Anulación de una guía de despacho.
Para anular una guía, deben reunirse todos sus ejemplares y poner la palabra “nula”. La guía de reemplazo debe hacer referencia al documento anulado.

 

 

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